GNU Cash is een programma waarbij u de nodige kennis dient te hebben van boekhouden. Indien u een programma zoekt dat een stuk makkelijker is te hanteren, verwijzen we u graag naar het online boekhoudprogramma Acumulus. Voor het bedrijf dat niet teveel tijd wil steken in het onder de knie krijgen van GNU Cash, is dit een zeer goed alternatief.

de Theorie


deze tekst is afkomstig van de site www.gratis-cursus-boekhouden.nl die u een gratis cursus aanbiedt met het oog op hun (betaalde) boekhoudprogramma. De theorie is echter altijd hetzelfde en daarom ook handig als u GNUcash gaat gebruiken.

Boekhouden, voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. De belastingdienst stelt een flink aantal eisen waar een ondernemer aan moet voldoen. In dit theoretische gedeelte zetten we de belangrijkste verplichtingen op een rij en gaan we in op de basis van een boekhouding.

 


1.1.1 De BTW-administratie
Nadat u zich heeft aangemeld bij de belastingdienst als ondernemer zal de belastingdienst beslissen of u BTW-plichtig bent of niet. Indien u BTW-plichtig bevonden wordt (dit is meestal het geval) krijgt u van de belastingdienst een verklaring toegestuurd waarop uw BTW-nummer (omzetbelastingnummer) staat. Welke maatstaven de belastingdienst hiervoor hanteert kunt u hier terugvinden.

Vanaf dat moment heeft u tegenover de belastingdienst bepaalde verplichtingen. De belastingdienst omschrijft deze wat betreft uw administratie als volgt "Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW u aan de Belastingdienst moet betalen. Dit kunt u vastleggen in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek." De termen in deze zin spreken meer voor zich dan u misschien in eerste instantie vermoedt. De belastingdienst heeft het hier over 'boeken'. Vroeger had men voor het voeren van de administratie verschillende grote boeken.
- Verkoopboek: hierin werden alle verkopen genoteerd
- Inkoopboek: hierin werden alle inkopen genoteerd
- Kasboek: hierin werden alle kastransacties genoteerd
- Bankboek: hierin werden alle banktransacties genoteerd
Deze 'boeken' werden 'grootboeken' genoemd vanwege het fysieke formaat van de boeken. In sommige boekhoudpakketten komt u deze 'boeken' nog altijd tegen, zij het in digitale vorm. Er verschijnen echter steeds meer boekhoudpakketten die van dit principe afstappen. In onze ogen is dit een uitstekende ontwikkeling. De techniek maakt het mogelijk om op veel eenvoudigere wijze alle gegevens in te voeren en overzichtelijk te ordenen.

Om op de eis van de belastingdienst terug te komen bent u dus alleen verplicht uw administratie dusdanig te voeren dat duidelijk is hoeveel BTW u aan de belastingdienst moet betalen. Hoe u dit doet maakt niets uit. U mag dit met pen en papier doen, in een boekhoudprogramma of op de manier waarop u dat wilt. Het feit dat er zoveel boekhoudprogramma's bestaan doet u waarschijnlijk al vermoeden dat de keuze voor een boekhoudprogramma misschien de slimste is. In onze visie is dat ook zo. Een boekhoudprogramma maakt het u in de regel stukken eenvoudiger om uw administratie op een overzichtelijke en foutloze manier te voeren. Handmatige berekeningen horen immers tot het verleden.


1.1.2 Wat behoort er allemaal tot uw administratie?
Een logische vraag als gevolg van de voorgaande paragraaf. Ook dit formuleert de belastingdienst kort en bondig: "Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, behoren tot uw administratie." Gelukkig geeft de belastingdienst hier ook een lijstje van voorbeelden bij:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
- tussentijds gemaakte controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bank- en giroafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda’s en afsprakenboeken;
- correspondentie;
- software en databestanden.

Als we het over een boekhouding hebben dan houden wij graag het volgende lijstje aan:
- Ontvangen facturen
- Verstuurde facturen
- Bank- en giroafschriften
- Kasbonnetjes
- Relatiegegevens


1.1.3 Verplichtingen met betrekking tot facturen
Iedere factuur die u aan uw klanten stuurt dient te voldoen aan een aantal eisen. Zo moeten de volgende gegevens op iedere factuur voorkomen:
- Factuurdatum
- Factuurnummer: dit is een oplopend en opeenvolgend nummer. Waarop u dit nummer begint mag u zelf bepalen.
- Naam en adresgegevens van uw klant
- Indien het een klant betreft in het buitenland binnen de Europese Unie dan moet u ook het BTW-nummer van uw klant op de factuur zetten. Hierbij is het voor u van belang dat u controleert of het BTW-nummer van uw klant kloppend is. Dit kunt u doen door naar de belastingdienst in uw regio te bellen of door dit op internet te controleren op de website van de Europese Unie: http://europa.eu.int/comm/taxation_customs/vies/nl/vieshome.htm
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
- Prijzen exclusief BTW, uitgesplitst per BTW-percentage;
- De BTW-bedagen, uitgesplitst per BTW-percentage.
1.2 De boekhouding
In de basis bestaat een boekhouding uit rekeningen (ook wel grootboekrekeningen genoemd) en mutaties. Door middel van een mutatie muteert u een bepaalde grootboekrekening. U kunt dit eenvoudig vergelijken met uw bankrekening. De afzonderlijke transacties muteren uw bankrekening waardoor het saldo wijzigt. Zo werkt het feitelijk ook in een boekhouding. Een boekhouding kent altijd twee soorten grootboekrekeningen: balansrekeningen en Verlies & Winst-rekeningen
1.2.1 Balansrekeningen
Balansrekeningen zijn de grootboekrekeningen die een bepaalde 'waarde' of 'schuld' vertegenwoordigen. Als u bijvoorbeeld een computer koopt dan heeft die computer een dag na de aankoop nog steeds een aanzienlijke waarde. Ook bijvoorbeeld uw bankrekening is een balansrekening: het saldo ervan vertegenwoordigd immers de waarde aan geld dat u op de bankrekening heeft staan.

Balansrekeningen komen op het overzicht 'Balans'. Dit is een overzicht waar alle balansrekeningen op staan met het saldo daar achter. Op de balans komen nooit negatieve bedragen voor. In plaats daarvan kent de balans twee 'zijden'. De activa- en de passivazijde. Aan de activa-kant staan alle 'tegoeden' en op de passiva-kant staan alle schulden. Als het saldo op uw bankrekening negatief is, vindt u het saldo van uw bankrekening op de balans dus aan de passiva-kant (het is immers een schuld aan de bank). Is het positief, dan staat het aan de activa-kant. Deze paragraaf over de activa- en passiva-kant is overigens slechts ter informatie. Kennis hierover is niet vereist om een correcte boekhouding te voeren.
1.2.2 Verlies & Winst-rekeningen
Deze term zegt u waarschijnlijk meer. Verlies & Winst-rekeningen zijn de rekeningen waarop u uw omzet en kosten boekt. U kunt denken aan uw rekening omzet of telefoonkosten. Het overzicht 'Verlies & Winst' welke u in ieder boekhoudpakket tegen komt is bijna gelijk aan de Balans. Ook hier vindt u een lijst met alle Verlies & Winst-rekeningen met daar achter het saldo. Hier heten deze alleen geen 'passiva' en 'activa' maar eenvoudig weg 'Winst' en 'Verlies'. Onderaan het overzicht vindt u het totale saldo aan winst of het totale saldo aan verlies.
1.2.3 Uw boekhouding altijd in balans
In zeker zin bestaat iedere boekhoudmutatie uit een verschuiving van 'geld'. U kunt dit eenvoudig vergelijken met uw bankrekening. Op uw bankrekening treft u diverse bij- en afschrijvingen aan. Iedere bij- en afschrijving heeft betrekking op iets. Bijvoorbeeld een betaling van een verzekering, ontvangst van salaris, gekochte boodschappen. U kunt dit omschrijven als verschillende 'posten'. Inkomsten- en uitgavenposten. Feitelijk werkt een boekhouding ook zo. Alleen zijn de posten in een boekhouding 'rekeningen'.